Bedrijfscommunicatie is geëvolueerd en cloud telefoonsystemen zijn de sleutel om mee te evolueren.
Door gebruik te maken van cloud-gebaseerde technologie kunnen bedrijven tegelijkertijd hun communicatie stroomlijnen en toegang krijgen tot geavanceerde functies zoals oproeproutering, voicemail, auto-attendants, gespreksanalyse en gespreksopname.
De integratie van cloud spraakdiensten met andere cloudgebaseerde tools verbetert de communicatie nog verder, zodat bedrijven spraak, sms, video en instant messaging kunnen verenigen, allemaal zonder fysieke infrastructuur.
Wat is Cloud Voice?
Cloud voice is een cloudgebaseerd zakelijk telefoonsysteem dat gebruikmaakt van VoIP-technologie (Voice over Internet Protocol) om bedrijven te helpen de manier waarop ze communiceren en samenwerken te moderniseren.
In plaats van te vertrouwen op fysieke hardware en het openbare geschakelde telefoonnetwerk(PSTN), worden voicesystemen in de cloud meestal gehost op veilige servers die worden onderhouden door een serviceprovider. Bedrijven kunnen telefoongesprekken voeren en ontvangen vanaf elke fysieke locatie en op elk verbonden apparaat dat geschikt is voor spraak.
Hoe Cloud Voice-systemen werken
Terwijl traditionele analoge telefoons via het PSTN werken, maken cloud telefoonsystemen gebruik van een VoIP-serviceprovider. De leverancier beheert de routering van de gesprekken, terwijl het systeem de spraakcommunicatie omzet in gegevens en deze via het internet verstuurt. Gesprekken worden meestal via het bedrijfsnetwerk gevoerd en ontvangen via een slim apparaat of een softphoneapplicatie.
Naast spraakoproepen ondersteunen de meeste cloud telefoons ook videobellen en instant messaging.
Voordelen van een Cloud Voice-oplossing
Cloud voice-systemen, die toegankelijk zijn via een gebruiksvriendelijke webinterface of mobiele app, voorzien bedrijven van een robuust, aanpasbaar communicatiesysteem dat verschillende voordelen biedt in vergelijking met traditionele telefoons.
Integratie
De implementatie van een cloud telefoonsysteem kan de productiviteit en efficiëntie aanzienlijk verbeteren door integratie met andere tools en platformen zoals Microsoft Teams.
Schaalbaarheid
Een van de belangrijkste voordelen van cloud voice-systemen is dat ze gemakkelijk kunnen worden opgeschaald zonder het gedoe en de kosten van veranderingen aan de fysieke infrastructuur. Dit maakt het niet alleen eenvoudiger om periodes van grote vraag te beheren, maar ook om het systeem uit te breiden als de organisatie groeit.
Flexibiliteit
Dankzij spraakdiensten in de cloud kunnen werknemers overal verbinding houden, zolang ze maar beschikken over een netwerkapparaat met een internetverbinding. Dit is vooral gunstig als je een groot aantal externe of mobiele werknemers in dienst hebt.
Kosten
Minder overhead is waarschijnlijk een van de belangrijkste voordelen van een cloud voice-oplossing. In tegenstelling tot traditionele telefoonsystemen, elimineren cloud voice-diensten de noodzaak voor on-site infrastructuur en onderhoud die geassocieerd worden met traditionele telefoonlijnen, waardoor ze aanzienlijk kosteneffectiever zijn.
In plaats daarvan kunnen bedrijven kiezen voor een maandelijks abonnement. Internationale gesprekken zijn over het algemeen ook goedkoper wanneer ze via cloud voice-oplossingen worden gevoerd.
Geavanceerde functionaliteit
Cloud voice-oplossingen zijn meestal gebundeld met geavanceerde functionaliteit die niet beschikbaar is in andere systemen. Enkele van de beste Cloud Voice-functies zijn:
Oproep doorschakelen.
Voicemail naar e-mail.
Videoconferenties.
Real-time spraakanalyse.
Intelligente oproeproutering.
Auto attendants.
Gesprek opnemen.
Door gebruik te maken van cloudservices kunnen organisaties nieuwe workflows ontsluiten, samenwerking tussen externe teams ondersteunen, vertragingen verminderen en de productiviteit verhogen.
Gebruiksgemak
Cloud telefoonsystemen vereisen geen extra hardware of complexe configuraties en zijn eenvoudig in te stellen en te beheren. De meeste aanbieders bieden intuïtieve, webgebaseerde dashboards om snel routering van gesprekken, gebruikerstoegang en meer te configureren.
Verbeterde beveiliging
94% van de bedrijven meldt dat de beveiliging is verbeterd nadat ze cloudgebaseerde communicatie hebben geïmplementeerd. Cloud-spraaksystemen beschermen gegevens met versleuteling, gebruikersverificatie en rolgebaseerde machtigingen, waardoor onbevoegde toegang wordt voorkomen en gegevens veilig blijven.
Betrouwbaarheid
Cloud voice providers helpen de bedrijfscontinuïteit te garanderen door middel van diensten met hoge beschikbaarheid en opties voor noodherstel, zoals het automatisch routeren van gesprekken tijdens onderbrekingen.
Bruikbare inzichten
Met cloud voice analytics kunnen bedrijven inzicht krijgen in hun activiteiten en interacties met klanten, waardoor ze beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen en zowel de efficiëntie als de kwaliteit van hun dienstverlening kunnen verbeteren.
Verbeterde klantenservice
Moderne consumenten verwachten naadloze communicatie via meerdere kanalen.
Cloud voice maakt dit mogelijk door functies zoals CRM-integratie, het consolideren van klantinformatie op meerdere contactpunten en agenten in staat stellen gepersonaliseerde ondersteuning te bieden. Met snelle toegang tot gespreksgegevens kunnen teams vragen effectiever oplossen, waardoor de klanttevredenheid toeneemt.
Cloud Telefonie vs VoIP: De verschillen begrijpen
Hoewel cloud telefonie en VoIP (Voice over Internet Protocol) vaak door elkaar worden gebruikt, zijn er subtiele verschillen tussen de twee. VoIP verwijst specifiek naar de technologie die spraakoproepen via het internet mogelijk maakt. Het is een fundamenteel onderdeel van cloud telefonie, dat een veel breder scala aan diensten omvat.
Naast spraakoproepen integreert cloud telefonie ook andere vormen van communicatie zoals messaging, videoconferencing en fax.
Anders gezegd, cloud telefonie maakt gebruik van VoIP om internetgebaseerde communicatie mogelijk te maken en biedt een uitgebreide suite van cloud spraakdiensten via de cloud.
Cloud Voice implementeren en integreren
De implementatie van een cloud voice-systeem is relatief eenvoudig.
Begin met je aan te melden voor een cloud voice service en download de benodigde software of apps. De serviceprovider zorgt meestal voor de installatie en configuratie en zorgt ervoor dat het systeem wordt geïntegreerd met de bestaande infrastructuur. Integratie met andere bedrijfssystemen zoals CRM-software, e-mailtoepassingen en andere zakelijke tools is ook relatief naadloos.
Wat hardware betreft, moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze een betrouwbare internetverbinding en compatibele apparaten hebben, zoals desktopcomputers, laptops of smartphones. De serviceprovider biedt meestal advies over de benodigde hardware, zodat de overgang soepel en probleemloos verloopt.
Veelvoorkomende misvattingen over Cloud Voice-diensten
Er is geen tekort aan verkeerde informatie over cloud voice-systemen die een bedrijf ervan kunnen weerhouden om deze technologie te gebruiken.
Een van de meest voorkomende misvattingen is dat cloud voice-systemen niet veilig zijn. In werkelijkheid worden ze meestal gehost op beveiligde servers en gebruiken ze encryptie om gesprekken en gegevens te beschermen, zodat de communicatie veilig blijft.
Een Cloud Voice-provider kiezen
Een andere misvatting is dat cloud voice-systemen onbetrouwbaar zijn. In werkelijkheid zijn ze ontworpen om een hoge uptime en betrouwbaarheid te leveren. Veel serviceproviders bieden niet alleen garanties van 99,99% uptime, maar bieden ook diensten voor bedrijfscontinuïteit, waardoor ononderbroken communicatie gegarandeerd is.
Sommige bedrijven denken ook dat cloud voice-technologie ongeschikt is voor grote ondernemingen. In tegenstelling tot deze overtuiging kunnen cloud voice-oplossingen dankzij hun schaalbaarheid niet alleen voldoen aan de communicatiebehoeften van kleine en middelgrote bedrijven, maar ook aan die van grote ondernemingen.
Het kiezen van de juiste serviceprovider is cruciaal voor bedrijven die overstappen van traditionele telefoonsystemen. Hier zijn enkele best practices om je te helpen de juiste keuze te maken:
Zoek een provider met een bewezen staat van dienst op het gebied van betrouwbaarheid en hoge uptime om ononderbroken bedrijfscommunicatie te garanderen.
Denk na over de functies die je nodig hebt, zoals oproepdoorschakeling, geavanceerde belfuncties en integratie met andere bedrijfstoepassingen.
Kies een provider die kan meegroeien met je bedrijfsbehoeften, zodat je naar behoefte gebruikers en functies kunt toevoegen of verwijderen.
Kies voor een provider met uitstekende klantenservice en een uitgebreide kennisbank om je tijdens en na de overgang bij te staan.
Zorg ervoor dat de provider over robuuste beveiligingsmaatregelen beschikt om je bedrijfscommunicatie te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang.
Door deze factoren zorgvuldig te evalueren, kunnen bedrijven een provider en cloud telefoonsysteem vinden die aan hun specifieke behoeften voldoen en hun groei ondersteunen.
Migreren naar een Cloud Voice-oplossing
Migreren van een traditioneel telefoonsysteem naar een cloud voice-oplossing kan een complex proces zijn, maar het hoeft niet overweldigend te zijn. Hieronder hebben we de basisstappen uiteengezet die u moet volgen om een succesvolle migratie te garanderen en uw communicatiemogelijkheden te verbeteren.
Beoordeel uw vereisten: Bepaal de functies en functionaliteiten die uw gebruikers nodig hebben van uw nieuwe telefoonsysteem.
Cloudaanbieders evalueren: Selecteer een cloudprovider die aansluit bij uw bedrijfsbehoeften en een sterke reputatie heeft op het gebied van betrouwbaarheid en uptime.
Plan de migratie: Werk nauw samen met je provider om de migratie te plannen, inclusief het instellen van nieuwe telefoonnummers, het configureren van doorschakelingen en het trainen van werknemers in het nieuwe systeem.
Het systeem testen: Voer grondige tests uit om ervoor te zorgen dat het cloud voice-systeem voldoet aan uw zakelijke behoeften en correct functioneert.
Go Live: Zodra het testen is afgerond en het systeem is geconfigureerd, kunt u overstappen op het nieuwe cloud voice-systeem en beginnen te profiteren van de voordelen.
Klaar om uw bedrijfscommunicatie te transformeren?
Cloud voice is meer dan een telefoonsysteem. Het is een complete oplossing om communicatie te stroomlijnen, productiviteit te verbeteren en uitzonderlijke klantervaringen te leveren. Momentum’s Cloud Voice oplossingen belichamen deze voordelen en zijn gebouwd om uw bedrijf te laten groeien, groeien en bloeien.
Neem contact met ons op om vandaag nog een demo in te plannen, dan laten we je onze services in actie zien.
