Een telefoonsysteem bouwen dat echt een glimlach waard is
Als snelst groeiende netwerk van orthodontisten in het land heeft Smile Doctors meer dan driehonderd vestigingen in meer dan twintig staten. Zoals de naam al doet vermoeden, is hun netwerk erop gericht om hun patiënten niet alleen het vertrouwen te geven om te glimlachen, maar ook een reden om dat te doen. Een groot deel daarvan is om de ervaring van de patiënt zo naadloos en plezierig mogelijk te maken.
Dit is niet iets wat normaal gesproken bereikt kan worden met gewone telefoonsystemen (POTS), zoals Smile Doctors IT Systems & Telecom Engineer Jerry Maye uit eerste hand heeft geleerd. Jerry was destijds IT-systeembeheerder voor Devereaux Wynn Orthodontics, een bescheiden tandartspraktijk met 11 vestigingen in Mississippi en Louisiana.
In veel opzichten leed Devereaux Wynn onder het succes, omdat het bedrijf zo snel groeide dat de infrastructuur het simpelweg niet kon bijhouden. Een jaar na het vervangen van de POTS van de praktijk door een concurrerende oplossing, groeide Devereaux Wynn uit zijn jasje. Jerry en zijn collega vervingen dat platform snel door een bedrijfsoplossing.
Vervolgens sloot Devereaux Wynn zich aan bij het netwerk van Smile Doctors, dat op dat moment 140 kantoren telde – in het jaar na de fusie kwamen er nog eens 60 bij.
Het was vrijwel meteen duidelijk dat, hoewel deze oplossing zogenaamd was gebouwd voor ondernemingen, het niet effectief kon schalen of geavanceerde belfuncties kon ondersteunen. De gesprekskwaliteit en betrouwbaarheid leden er ook onder, wat resulteerde in een uitvalpercentage van 72%. Dit kostte hen ruwweg $50.000 per maand.
Na het samenstellen van een shortlist van potentiële UCaaS vervangers en het voeren van talloze verkoopgesprekken met leveranciers die niet aan hun behoeften voldeden, kwam Smile Doctors terecht bij Momentum.
“Ze hadden alle juiste antwoorden, ze waren eerlijk en to the point, en ze waren oprecht geïnteresseerd in het helpen slagen van onze implementatie,” herinnert Jerry zich. “Het ging hen niet alleen om het veiligstellen van een nieuwe inkomstenstroom, en hun klantenservice weerspiegelde dat. Toen we besloten om met Momentum samen te werken, voorzagen ze ons van onze eigen toegewijde resources, waaronder een provisioningteam, portingteam en projectmanager.”
Vandaag heeft Smile Doctors 200 van haar 300 kantoren aangesloten op een Momentum cloud telefoon en UCaaS oplossing, en is bezig met de migratie van de overige 100. Met het nieuwe systeem kunnen de filialen meer klanten aantrekken en meer telefoontjes aannemen, en dat alles met een minimale IT-belasting.
Het allerbelangrijkste is dat aangesloten Smile Doctors nu een klantervaring kunnen bieden die patiënten echt laat glimlachen – precies zoals het hoort.
