Digitale transformatie markeert een fundamentele verandering in de manier waarop organisaties hun bedrijf leiden. De pandemie heeft IT-leiders gedwongen hun roadmaps te herprioriteren om zich beter te kunnen richten op hun digitale strategie.
Maar hoe zien deze digitale strategieën eruit? Dit is wat we al weten.
De meeste bedrijven hebben een digitale strategie nodig die geïntegreerde communicatiediensten omvat, en voor veel bedrijven betekent dit dat ze hun spraakstrategie moeten aanpassen. Het verplaatsen van spraakdiensten naar de cloud en het integreren van mobiliteitsoplossingen zijn niet alleen cruciaal, maar ook noodzakelijk voor succes op de lange termijn.
Dus, hoe kun je beginnen met de overstap naar de cloud of
naar een Hosted PBX service? En welke voordelen biedt deze overstap?
De belangrijkste voordelen van een Cloud PBX-service
Je hebt de term Cloud PBX (soms ook Hosted PBX genoemd) waarschijnlijk al gehoord, en daar is een goede reden voor.
Wat is een Cloud PBX-systeem? Een Cloud PBX-dienst is een cloudgebaseerd, virtueel PBX-telefoonsysteem dat veilig, betrouwbaar, flexibel, toekomstbestendig en ideaal is als langetermijnvervanging van je bestaande telefoonsysteem.
Cloud PBX-systemen bieden veel belangrijke voordelen, waaronder:
- Cloud Beheerd Systeem. Geen apparatuur op locatie om te beheren of te onderhouden.
- Krachtige systeemfuncties. Cloud PBX-service biedt alle nieuwste systeemfuncties om een telefoonsysteem te optimaliseren en te verbeteren.
- Software-upgrades. Software-upgrades zijn standaard bij een Cloud PBX-dienst.
- Installatie. Service-installatie is inbegrepen zonder extra kosten.
- Ontwerp op maat. Ontvang advies- en ontwerpwerk op maat als onderdeel van het standaardproces.
- Mobiliteit. U kunt zakelijke bureautelefoons van de ene locatie naar de andere verplaatsen en pc-softphones en mobiele apparaten inzetten, zodat uw telefoonsysteem met u meereist.
- Systeemintegratie. Een geavanceerde Cloud PBX-dienst kan eenvoudig geïntegreerd worden met krachtige unified communications-platforms zoals Microsoft Teams.
- Beheerbaarheid. Toegang tot een gebruiksvriendelijke portal om individuele gebruikersaccounts te beheren en een administratieve portal voor de systeembeheerder om het hele Cloud PBX-systeem te beheren.
- Ondersteuning. Als je een Cloud PBX-dienst aanschaft, heb je een supportteam dat live technici kan leveren om vragen te beantwoorden of problemen op te lossen zonder extra kosten.
- Carrierdiensten. U hoeft geen telefoonlijnen, PRI’s of SIP Trunks te beheren. Carrierdiensten maken allemaal deel uit van de Cloud PBX-dienst.
Nu we de voordelen van een Cloud PBX-dienst begrijpen, bespreken we het implementatieproces.
Cloud PBX en Microsoft Teams: Uw opties verkennen
Wil je Microsoft Teams implementeren binnen je organisatie? Download onze nieuwste whitepaper voor meer informatie over Cloud PBX voor Microsoft Teams.
Cloud PBX en Microsoft Teams: Uw opties verkennen
Voor een succesvolle implementatie moet je kritieke informatie verzamelen om je Cloud PBX-dienst te ontwerpen en te bouwen en de prestaties en mogelijkheden van het systeem te optimaliseren.
Voordat je aan dit proces begint, is het belangrijk om prioriteiten te stellen voor wat je met deze overgang wilt bereiken. De meest voorkomende aandachtsgebieden zijn onder andere
- Kostenbesparingen
- Flexibiliteit voor de gebruiker
- Verbeterde functies
- Vereenvoudigde gespreksstromen
- Mobiliteit
- Schaalbaarheid op lange termijn
- Doorlopende systeemondersteuning
Dit zijn allemaal belangrijke redenen om over te stappen op een Cloud PBX-systeem, maar het stellen van prioriteiten is essentieel voor een succesvolle implementatie. Vergeet niet dat het jouw team en klanten zijn die dit systeem zullen gebruiken.
We raden je ook aan om te beschrijven wat je wel en niet goed vindt aan je huidige systeem. Dit is belangrijk om te begrijpen als je een nieuwe aangepaste ontwerplay-out maakt voor de Cloud PBX-service.
Welke informatie moet je verzamelen?
Als je eenmaal het waarom achter je overgang hebt vastgesteld, is het tijd om aan de slag te gaan. We hebben een korte handleiding samengesteld over welke informatie verzameld moet worden voor de implementatie.
- Huidige systeemaanroepstromen. Als u beschikt over de call flows van uw huidige systeem, dan kunnen deze van pas komen bij de voorbereiding van deze overgang. Als u uw huidige call flows begrijpt en weet wat u wilt veranderen, kan het ontwerp- en implementatieteam een systeem maken met call flows die aan al uw eisen voldoen.
- Huidige systeemeigenschappen. Wat heb je momenteel ingesteld op je huidige systeem of service? Denk hierbij aan auto attendants, wachtrijen, SIM Rings, aangepaste opnames, tijd van de dag routing en meer. Als je een van deze functies hebt ingesteld en je wilt deze uitbreiden naar je nieuwe Cloud PBX-dienst, dan is het belangrijk om deze te identificeren. Als u functies hebt die u graag toegevoegd wilt zien, zorg er dan voor dat deze vooraf duidelijk zijn gedefinieerd met het ontwerp- en implementatieteam.
- Gebruikerslijst. De gebruikersinventarisatielijst helpt bij het definiëren van je huidige systeemgebruikers en hoe ze moeten worden toegevoegd aan het nieuwe Cloud PBX-systeem. Dit omvat gebruikersnamen, nummerweergave-informatie per gebruiker, extensies, DID’s en speciale configuratievereisten.
- Fysieke locaties. Hoeveel verschillende fysieke locaties (fysiek adres van elke locatie) en welke gebruikers en adressen zijn gekoppeld aan elke locatie?
- Speciale of geavanceerde functies. Zijn er speciale of geavanceerde functies die in het systeem moeten worden geïmplementeerd? Zijn er specifieke routeringsvereisten voor gebruikers of nummers?
- Desktop telefoon inventaris. Ga na hoeveel bureautelefoons je momenteel in je systeem hebt en of ze worden vervangen door nieuwe telefoons.
- Huidig nummer Inventaris. Maak een lijst van alle actieve en niet-actieve telefoonnummers die je wilt verplaatsen of overzetten naar de nieuwe provider, samen met alle bureautelefoons op het systeem.
- Aanvullende apparaten of adapters. Identificeer alle analoge adapters of andere apparaten op uw systeem.
Zodra het verzamelen van informatie is voltooid, kan het ontwerpproces beginnen.
De belangrijkste vragen tijdens het ontwerpproces
Het ontwerpproces zorgt ervoor dat je Cloud PBX-systeem specifiek wordt gebouwd naar jouw behoeften. Het is belangrijk dat je de juiste vragen stelt om er zeker van te zijn dat het systeem geschikt is.
Hieronder staan enkele ontwerp- en call flow-vragen die moeten worden gedefinieerd voordat het provisioningteam kan beginnen met het buildproces.
- Hoe wordt (worden) het (de) hoofdtelefoonnummer(s) momenteel gerouteerd? Wilt u dat veranderen of doorgaan met dezelfde routering en gespreksstromen?
- Als je verschillende fysieke locaties hebt, wil je dan dat ze allemaal op hetzelfde systeem of domein zijn gebouwd?
- Moeten individuen in de organisatie directe telefoonnummers hebben, of kunnen inkomende gesprekken via het hoofdnummer lopen via een auto attendant of receptionist?
- Moeten alle werknemers DID’s, extensies of beide hebben?
- Wil je timers instellen voor tijd-van-de-dag routering?
- Wil je professionele opnames in de hele organisatie, inclusief bedrijfsopnames en voicemails van gebruikers?
- Kun je de hoofdbegroetingen en gebruikersbegroetingen definiëren voor professionele opnames?
- Heb je momenteel een auto attendant ingesteld en zo ja, hoe is deze geconfigureerd?
- Zijn er vereisten voor het callcenter, zoals wachtrijen, gebruikersagenten, rapportagestatistieken of statistieken?
- Wil je dat alle werknemers softphones en mobiele apparaten hebben?
- Hoe bent u van plan de portal te gebruiken? Zal elke gebruiker zijn eigen gebruikersconfiguratie beheren? Zal er een beheerder zijn die administratieve toegang nodig heeft om het systeem te beheren?
Het kan zijn dat je tijdens het provisioningproces nog meer vragen ontdekt. Wees niet bang om vragen over specifieke functionaliteit te verduidelijken. Cloud PBX-diensten zijn zeer flexibel en kunnen worden aangepast aan uw specifieke behoeften.
Klaar voor de overgang naar een Cloud PBX? Momentum kan helpen
Inzicht in het proces is de sleutel tot een succesvolle implementatie. Besteed vooraf de tijd om uw doelstellingen te schetsen, de juiste informatie te verzamelen en te weten welke vragen u moet stellen om het systeemontwerp en de implementatie te optimaliseren.
Wilt u meer weten over Cloud PBX diensten en uw inzetmogelijkheden? Neem vandaag nog contact op met een Momentum Cloud PBX specialist door te bellen naar (877) 311-8750 (Optie 1) of door een e-mail te sturen naar sales@MomentumCOM.com.
