De werkplek zoals we die kennen blijft bijna dagelijks veranderen.
We hebben de opkomst gezien van werken op afstand en hybride werken, wereldwijde teams en de behoefte aan eenvoudige samenwerking in elke omgeving. In 2024 beweerde 28,2% van de voltijdse werknemers dat ze in een hybride model werkten.
De aanpassing aan deze trends heeft nieuwe uitdagingen met zich meegebracht, zoals:
Een verbonden bedrijfscultuur behouden
De communicatie tussen je teams stroomlijnen
Zorgen voor volledige zichtbaarheid van werknemers en samenwerking in hybride werkomgevingen
Om dit allemaal goed te doen is de juiste oplossing voor Unified Communications nodig – een platform dat uw mensen kunnen gebruiken om te creëren, te verbinden en samen te werken op deze veranderende werkplek.
Het is geen geheim dat bedrijven in alle sectoren migreren naar leveranciers van Unified Communications om de communicatie op de werkplek te stroomlijnen en zo de kosten te verlagen, de betrouwbaarheid van de service te verbeteren en schaalbaarheidsproblemen op te lossen.
Toch blijft er nog één vraag over: wat moet je zoeken in een leverancier van Unified Communications?
We hebben 7 vragen op een rijtje gezet die je moet stellen voordat je een serviceprovider kiest, zodat je de juiste beslissing kunt nemen voor je volgende Unified Communications as a Service (UCaaS)-oplossing.
Begin met het evalueren van je bedrijfsbehoeften
Bij het kiezen van een managed service provider is het essentieel om je bedrijfsbehoeften te evalueren om er zeker van te zijn dat je de juiste provider voor jouw organisatie vindt.
Hier zijn een paar dingen om te overwegen:
Wat zijn je bedrijfsdoelen en hoe kan een managed service provider je helpen deze te bereiken?
Wat zijn uw huidige IT-uitdagingen en hoe kan een managed service provider deze aanpakken?
Wat zijn uw toekomstige plannen voor groei en uitbreiding en hoe kan een managed service provider u daarbij ondersteunen?
Wat zijn uw budgetbeperkingen en wat zijn uw verwachtingen voor prijsstelling en contractvoorwaarden?
Hoe werken jullie teams samen?
Welke functies zijn must-haves en welke zijn nice-to-haves?
Door je bedrijfsbehoeften te evalueren, kun je een duidelijk beeld krijgen van wat je zoekt in een managed service provider en een weloverwogen beslissing nemen.
Vervolgens de kritische vragen die u moet stellen om de perfecte UCaaS-provider te vinden.
#1: Bieden jullie technische ondersteuning tijdens het migratieproces?
Een nieuwe UCaaS-oplossing implementeren is niet zo eenvoudig als een schakelaar omzetten en uw nieuwe oplossing gebruiken. Een betrouwbaar supportteam is cruciaal voor een soepele overgang. Daarom is het belangrijk om op zoek te gaan naar een leverancier die u tijdens de overgang kan ondersteunen en die een duidelijk proces heeft.
Overstappen naar een UCaaS-provider kost tijd. Je wilt dat je provider je helpt bij het verzamelen van gegevens door je een lijst te geven met informatie die essentieel is voor een soepele overgang. Het invoeren van nieuwe telefoonsystemen en -toepassingen vereist immers training en ondersteuning.
Als je van plan bent om voor Microsoft Teams te kiezen, neem dan de tijd om de verschillende spraakopties die beschikbaar zijn te begrijpen, en wat je moet doen om ze in te schakelen. Als specialisten in het inschakelen van Microsoft Teams kunnen wij je helpen de beste optie voor jouw bedrijf te kiezen.
Als je naar andere oplossingen op de markt kijkt, heb je mogelijk gespecialiseerde integraties nodig als je dialmogelijkheden aan het platform wilt toevoegen.
Welke vragen moet je tijdens dit proces stellen?
Wat biedt de toekomstige UCaaS-provider om uw bedrijf bij te staan tijdens deze migratie?
Worden er oplossingen geboden of moet je zelf migreren naar hun services?
Is jouw IT-afdeling klaar voor de migratie naar een UCaaS-provider?
#2: Welke oplossingen bieden jullie naast VoIP?
Het is vanzelfsprekend dat een UCaaS-provider VoIP aanbiedt, maar welke andere oplossingen maken deel uit van het “verenigde” aspect van hun diensten?
Een ideale leverancier biedt de volgende UCaaS-oplossingen:
Hoogwaardige audio- en videoconferenties
Samenwerkingsfuncties zoals bestanden delen, schermen delen en berichten sturen
Een naadloze ervaring op meerdere apparaten
Zakelijke telefoonfunctionaliteit
Verschillende serviceniveaus kunnen ondersteuningsopties op maat bieden om te voldoen aan uiteenlopende behoeften van klanten.
Als uw organisatie overstapt naar een UCaaS-provider, verdient u meer dan alleen VoIP. Uw organisatie moet alle tools krijgen om effectief te communiceren en samen te werken.
Dit is een van de grootste voordelen van Microsoft Teams en andere alles-in-één UC-platformen. Deze platformen kunnen gemakkelijk een volledig geïntegreerd bedrijfstelefoonsysteem ondersteunen.
De hybride werkplek vereist echt unified communications, wat betekent dat uw medewerkers synchroon of asynchroon moeten kunnen communiceren, afhankelijk van de behoeften van hun functie. Als een UCaaS-provider al het bovenstaande niet mogelijk maakt, is hij misschien niet geschikt voor uw bedrijf.
#3: Hebben jullie bedrijfsdiensten?
Er zijn veel bedrijven die beweren enterprise-grade services te bieden. Veel van hen kunnen echter niet voldoen aan de eisen van zakelijke klanten.
Om te ontdekken welke potentiële providers zware verkeersbelastingen aankunnen, vraag je hoeveel controle ze hebben over beveiliging, schaalbaarheid en kwaliteit.
Veel providers implementeren in hoog tempo nieuwe SD-WAN oplossingen om bandbreedte beter te beheren en inzichtelijk te maken. Momentum kan uw IT-manager een portaal bieden waarmee hij alle gebruikers op een netwerk kan zien, bandbreedte kan prioriteren voor de verschillende apps die u gebruikt en bandbreedte kan beheren voor alle diensten op dat netwerk.
Hoe meer controle een provider heeft over het netwerk dat hun diensten levert, hoe beter. Een ideale provider heeft genoeg controle over de infrastructuur om voorrang te geven aan gesprekken en andere vertragingsgevoelige vormen van communicatie boven minder belangrijke gegevens.
Al deze factoren samen zorgen voor een betere beveiliging en lagere IT-uitgaven.
#4: Waar zijn uw vestigingen fysiek gevestigd?
Een UCaaS-provider die uw bedrijf waard is, biedt meerdere aanwezigheidspunten (POP’s), geo-redundantie en betrouwbare failover-systemen om uw communicatie te allen tijde doorgang te laten vinden.
Dit betekent dat je communicatiediensten niet in gevaar worden gebracht door natuurrampen en andere storende gebeurtenissen.
Dit is dezelfde logica die wordt toegepast op andere IT-diensten waar redundantie en beschikbaarheid prioriteiten zijn. Momentum gebruikt drie fysieke locaties (Seattle, Dallas en Washington, D.C.) om de redundantie van onze diensten te versterken.
In werkelijkheid moet je op zoek gaan naar een provider die zowel geo-redundantie als auto-failover biedt. Op die manier, als een deel van het netwerk uitvalt, wordt het verkeer automatisch omgeleid via de volgende beste locatie die beschikbaar is.
#5: Zijn er integraties met derden mogelijk met uw oplossing?
Het landschap van Unified Communications is voortdurend in beweging. Het kiezen van de juiste MSP zorgt voor een naadloze integratie met uw bestaande bedrijfsapplicaties. Bedrijven willen dat hun verschillende diensten samenwerken om hun taken uit te voeren.
Het is belangrijk om te bepalen of een UCaaS-provider integraties toestaat met andere essentiële bedrijfsapplicaties die u gebruikt.
De meeste UCaaS-providers gebruiken integratievriendelijke platforms, maar u moet controleren of de integraties die u nodig hebt mogelijk zijn. En als ze die niet bieden, zijn ze dan bereid om met u samen te werken om die integratie mogelijk te maken?
Integratie is tegenwoordig een grote onderscheidende factor. Het is een van de belangrijkste redenen waarom Microsoft Teams zo’n aantrekkelijke oplossing is voor bedrijven. De mogelijkheid om meer te bereiken binnen de interface van één app verhoogt de productiviteit van je team en is een belangrijke eerste stap in de richting van het hybride personeelsbestand.
Vraag de provider ook naar hun uptimegarantie. Een netwerk met ingebouwde redundantie zal redundant genoeg zijn om een uptime van meer dan 99% te garanderen.
#6: Hoe gaan jullie om met gegevensbeveiliging?
Veel organisaties hebben een soort regelgevende instantie die controleert hoe er met gevoelige informatie wordt omgegaan. Betrouwbare technische ondersteuning is essentieel om gegevensbeveiliging en compliance te handhaven.
Wanneer u een UCaaS-provider overweegt, moet u nagaan hoe de gegevens die werknemers verzenden, worden beveiligd. Heeft de UCaaS-provider ooit toegang tot bedrijfsinformatie? Zijn videoconferenties, telefoongesprekken en andere tools versleuteld om de veiligheid te garanderen? Voldoen ze aan HIPAA en andere belangrijke wetgeving?
Aan de hand van de antwoorden op bovenstaande vragen kun je bepalen of de UCaaS-provider in kwestie je in overeenstemming houdt met de regelgevende instanties. In het ideale geval zijn alle gegevens versleuteld en heeft de provider nooit toegang tot gevoelige informatie.
Een ideale UCaaS-provider heeft op geen enkele manier toegang tot bedrijfsgegevens. Alle gegevens moeten volledig versleuteld zijn tussen eindpunten en alleen toegankelijk zijn voor bevoegde gebruikers. Er is nooit een reden voor een UCaaS-provider om de inhoud van de communicatie van een organisatie te controleren.
Schaalbaarheid en flexibiliteit
Schaalbaarheid en flexibiliteit zijn kritieke factoren bij het kiezen van een managed service provider. Je wilt een provider die kan meegroeien met je bedrijf en zich kan aanpassen aan veranderende behoeften. Overweeg het volgende:
Kan de leverancier op- of afschalen om aan je veranderende behoeften te voldoen?
Biedt de provider flexibele prijsopties, zoals facturering per uur of per maand?
Kan de leverancier oplossingen op maat bieden voor jouw specifieke bedrijfsbehoeften?
Heeft de provider een bewezen staat van dienst in het ondersteunen van bedrijven van uw grootte en bedrijfstak?
Door een provider te kiezen die schaalbaarheid en flexibiliteit biedt, kunt u ervoor zorgen dat aan uw IT-behoeften wordt voldaan terwijl uw bedrijf zich ontwikkelt.
#7: Bieden jullie gespecialiseerde ondersteuning voor telefoonsystemen?
Wat heb je aan een UCaaS-oplossing als deze geen hoogwaardige ondersteuning biedt voor het telefoonsysteem?
Dit is wat we hiermee bedoelen. Je weet waarschijnlijk al wat Microsoft Teams is. Het is misschien wel de beste UCaaS-oplossing op de markt als het gaat om functionaliteit, integraties en ondersteuning van het volledige Microsoft-ecosysteem. Bedenk eens hoeveel telefoontjes het kost om problemen met het telefoonsysteem op te lossen.
Maar gespecialiseerde ondersteuning voor telefoonsystemen is een gebied waar het bedrijf moeite mee heeft, omdat netwerktechnologie complex is. En als je een kleiner bedrijf bent, is het ontvangen van tijdige ondersteuning een nog grotere uitdaging. Als je telefoonsysteem uitvalt, heb je geen dagen om te wachten op een reactie – je hebt onmiddellijk ondersteuning nodig.
Daarom is het belangrijk om te werken met een UCaaS provider die de complexe netwerkarchitectuur begrijpt en weet hoe telefoonsystemen werken binnen Microsoft Teams. Door te werken met een provider als Momentum bent u ervan verzekerd dat uw telefoonsysteem precies volgens uw behoeften is geconfigureerd, dat u toegang hebt tot hoogwaardige en in de VS gebaseerde ondersteuning wanneer u die nodig hebt, en betere prijzen en kwaliteit dan de belplannen van Microsoft kunnen bieden.
Prijzen en contract
Prijzen en contractvoorwaarden zijn kritieke overwegingen bij het selecteren van een managed service provider. Je wilt er zeker van zijn dat je de beste waar voor je geld krijgt en dat de contractvoorwaarden overeenkomen met je bedrijfsbehoeften.
Overweeg het volgende:
Wat is de prijsstructuur en zijn er verborgen kosten?
Wat zijn de contractvoorwaarden en zijn er boetes voor vroegtijdige beëindiging?
Zijn er kortingen voor langetermijnverbintenissen of gebundelde services?
Biedt de provider flexibele betalingsopties, zoals maandelijkse of driemaandelijkse facturering?
Door de prijzen en contractvoorwaarden zorgvuldig te evalueren, kunt u ervoor zorgen dat u een eerlijke deal krijgt en dat de provider zich inzet om uw zakelijke behoeften te ondersteunen.
Op zoek naar een UCaaS dienstverlener? Momentum kan u helpen
Unified communications zijn de katalysator van de hybride werkplek. De manier waarop we werken is voorgoed veranderd, wat betekent dat elke werkplek een UCaaS-oplossing nodig heeft om verbonden te blijven en samen te werken.
U weet nu welke vragen u moet stellen aan een potentiële UCaaS-provider, van basisfunctionaliteit tot platformbeveiliging. Inzicht in de mogelijkheden, redundantie en tools van een UCaaS-provider zal u helpen beslissen of ze voldoen aan uw behoeften.
Hebt u nog vragen over UCaaS? Neem vandaag nog contact op met ons team om de beste opties te ontdekken voor het ondersteunen van effectieve samenwerking en communicatie in elke werkomgeving.
